Personoplysninger på NÆRVÆRKs organisationsplatform

NÆRVÆRK drives af Rune á Kamarinum. Du kan kontakte os på rune@mitnærværk.dk.

Når din organisation bestemmer formålet med oplysninger i forløb, journaler, opgaver og organisationssamtaler, er organisationen dataansvarlig. NÆRVÆRK behandler disse oplysninger som databehandler efter organisationens dokumenterede instrukser. Det omfatter også brugeradministration, som udføres på organisationens vegne.

NÆRVÆRK er selv dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler til egne formål, eksempelvis kundekontakt, aftaleadministration og vores egen sikring af tjenesten. Den konkrete aktivitet afgør ansvaret.

Organisationens egen information om databeskyttelse forklarer, hvorfor den registrerer oplysninger om dig. Denne politik erstatter hverken den information eller en databehandleraftale.

Brugere og organisationer: Navn, e-mailadresse, bruger-id, organisationstilknytning, rolle, invitationer, medlemsstatus og nødvendige loginoplysninger. Oplysningerne kommer fra dig, organisationens brugeradministration og vores loginløsning.

Forløb og journaler: Organisationens brugere kan registrere navn, fødselsdato, sagsnummer, afdeling og gruppe (med historik), tildelinger, notater, tillæg og vedhæftede filer. Hvis CPR-funktionen tages lovligt i brug, kan et CPR-nummer også indgå. Materialet kan beskrive børn, unge, forældre og andre personer i et forløb og kan indeholde fortrolige oplysninger, herunder helbredsoplysninger. Organisationen skal begrænse registreringen til det nødvendige og oplyse de berørte personer om kilder og behandling.

Opgaver og påmindelser: Opgavetype, ansvarlig bruger, frist, status, eventuelle noter og tilknytning til et forløb. Systemet behandler også oplysninger om påmindelser og deres visning eller afsendelse.

AI-samtaler: Det, du skriver til en assistent, relevante tidligere beskeder i samtalen, assistentens svar og oplysninger om samtalens ejer og organisation. Se afsnit 5 om begrænsningerne for AI-brug.

Drift og kontakt: Oplysninger om login, handlinger og ændringer, tekniske fejl, IP-adresse, browser og brug af funktioner. Ved en demo- eller supporthenvendelse behandler vi dine kontaktoplysninger og det, du sender til os. Aftaler og fakturering kan indeholde oplysninger om organisationens kontaktpersoner.

For organisationen understøtter NÆRVÆRK dokumentation, samarbejde, opgavefordeling, adgangsstyring og sporbarhed. Organisationen fastlægger formål og behandlingsgrundlag for sine oplysninger, herunder de særlige betingelser for eventuelle helbredsoplysninger og CPR-numre. En medarbejders accept af denne politik giver ikke i sig selv organisationen lov til at behandle oplysninger om andre.

For NÆRVÆRKs egne behandlinger er udgangspunktet:

• Kundekontakt og aftaleadministration: Artikel 6, stk. 1, litra f — vores interesse i at besvare henvendelser og administrere samarbejdet med organisationer. Artikel 6, stk. 1, litra b anvendes kun, hvor den registrerede selv er part i en relevant aftale.
• Drift, beskyttelse og fejlsøgning: Artikel 6, stk. 1, litra f — vores interesse i at levere en tilgængelig hjemmeside, forebygge misbrug og sikre stabil drift. Vi skal afveje dette mod hensynet til de berørte personer.
• Lovpligtig dokumentation: Artikel 6, stk. 1, litra c, hvor en konkret regel kræver behandling, eksempelvis af regnskabsmateriale.

De nødvendige konto- og medlemsoplysninger skal være til rådighed for at give adgang til organisationens funktioner. Det betyder ikke, at CPR er nødvendigt for at oprette en brugerkonto.

CPR er en fortrolig oplysning med særlige danske regler. Et CPR-nummer er ikke i sig selv en helbredsoplysning. Organisationen skal særskilt afklare nødvendighed og lovligt grundlag, før et rigtigt nummer registreres; se også begrænsningen under den aktuelle afprøvning.

CPR-funktionen opbevarer nummeret krypteret og kræver en særskilt, adgangskontrolleret fremvisning. Indtast kun CPR i det dertil indrettede felt, når organisationens brug er godkendt. Skriv det ikke i AI-samtaler, almindelige notater, opgavetitler eller e-mails til NÆRVÆRK.

Adgangen til forløb afhænger af organisation, rolle og tildeling. Medarbejdere har adgang til de forløb, de er tildelt. Ledere kan læse organisationens forløb og skrive i dem, de selv er tildelt. Organisationens administratorrolle giver ikke i sig selv adgang til journalindhold eller CPR. Det samme gælder, når et barn er placeret i en afdeling eller gruppe, eller en medarbejder er fast personale i en gruppe. Personlige AI-samtaler bliver heller ikke automatisk synlige for kolleger eller organisationens administrator.

Systemet bruger adgangskontrol, krypteret forbindelse og logning af relevante handlinger. Nødvendig teknisk behandling hos NÆRVÆRK og leverandørerne skal være omfattet af aftalt adgang og fortrolighed.

FELIX, SARA, MAJA og LUNA giver faglig støtte. Et AI-svar skal vurderes af den fagperson, der bruger det; det er ikke en afgørelse om et barn eller en familie.

Når du bruger en assistent, sendes det, du skriver, og den relevante del af samtalen til vores AI-leverandør i EU, som danner svaret. Leverandøren bruger ikke teksten til at træne sine modeller og gemmer den som udgangspunkt ikke. Samtalen gemmes i NÆRVÆRK, så du kan vende tilbage til den, og slettes automatisk 6 måneder efter sidste aktivitet.

Assistenterne henter ikke selv organisationens forløb, journalnotater eller opgaver.

Skrivehjælp i journalen: Når du skriver et notat, kan du bede FELIX om at gøre din tekst klar. Kun den tekst, du selv har skrevet i feltet, og notatets type sendes til AI-leverandøren. Barnets navn erstattes, før teksten sendes, men andre navne og detaljer kan stadig gøre barnet genkendeligt, så skriv kun det nødvendige. Tekst med et CPR-nummer sendes ikke. Forslaget gemmes ikke, før du selv vælger at bruge det, og du står selv inde for det, der gemmes. I forløbets opslagslog står det, at skrivehjælpen er brugt, men ikke hvad der stod.

Du kan selv komme til at overføre oplysninger ved at skrive eller indsætte dem i en samtale. Brug derfor generelle beskrivelser uden CPR-numre, navne eller detaljer, der gør børn, unge, familier eller andre personer genkendelige. Navnefjernelse alene er ikke en garanti for anonymitet. Der er ikke dokumenteret en automatisk anonymisering, som du kan støtte dig til.

Assistenterne er udelukkende tekstbaserede. Der er ingen stemme- eller lydfunktioner.

Organisationens autoriserede brugere kan se oplysninger efter den beskrevne adgangsmodel. NÆRVÆRK bruger desuden tekniske leverandører til at levere tjenesten:

• Hetzner (Tyskland og Finland): Drift af vores server med database, login og filopbevaring i Tyskland. Krypterede sikkerhedskopier i Finland.
• Scaleway (Frankrig): Behandling af tekst, når en AI-assistent eller skrivehjælpen bruges, og afsendelse af systemmails, eksempelvis invitationer, nulstilling af kodeord og påmindelser. Opgavepåmindelser indeholder opgavetype, dato og link, ikke barnets navn eller journalindhold.
• Simply.com (Danmark): Vores egen e-mail, når du skriver til os.
• Lovable (USA og Sverige): Drev hjemmesiden, demo-formularen og et testmiljø med opdigtede data indtil 17. oktober 2026. Oplysningerne dér slettes senest 16. november 2026.

Leverandørerne behandler oplysningerne som databehandlere efter skriftlige aftaler med NÆRVÆRK. Et leverandørnavn betyder ikke, at leverandøren modtager alle oplysninger i platformen; rollen afhænger af den konkrete tjeneste. Leverandørernes egne underleverandører fremgår af deres lister over underdatabehandlere.

Vores server står i et datacenter i Falkenstein, Tyskland (EU). Her ligger platformens database, login og filer. Krypterede sikkerhedskopier opbevares hos samme leverandør i Helsinki, Finland (EU). Teksten til AI-assistenterne og skrivehjælpen og vores systemmails behandles i Paris, Frankrig (EU).

Vores leverandører behandler oplysningerne i EU. Scaleway kan i sjældne tilfælde bruge underleverandører uden for EU/EØS på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Indtil 17. oktober 2026 kørte hjemmesiden og demo-formularen hos Lovable, som har selskaber i USA og Sverige. Overførsler derfra skete efter vores databehandleraftale med Lovable på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Du kan kontakte NÆRVÆRK for at få en kopi af garantierne eller høre mere om leverandørerne.

Organisationens forløb, notater, CPR, filer, opgaver og revisionsspor opbevares efter organisationens egne regler og instrukser. NÆRVÆRK sletter dem ikke af egen drift. Spørg organisationen om de frister, der gælder for dit forløb. Fejl i et færdiggjort notat rettes med et tillæg.

For de øvrige oplysninger gælder:

• AI-samtaler: Du kan selv slette en samtale. Ellers slettes den automatisk 6 måneder efter sidste aktivitet.
• Invitationer: Udløber efter 7 dage og slettes automatisk 30 dage efter udløb.
• Brugerkonti: Fjerner organisationen en bruger, mister brugeren straks adgangen til organisationen. Kontoen slettes efter anmodning. Oplysninger om, hvem der har skrevet eller ændret noget i forløb, journaler og opgaver, bevares så længe organisationen opbevarer dem.
• Ved aftaleophør: Organisationen kan få en eksport af sine oplysninger. Derefter slettes organisationens oplysninger senest 30 dage efter ophøret.
• Henvendelser om demo og support: Slettes 12 måneder efter sidste kontakt.
• Logs: Loggen over afsendte systemmails slettes automatisk efter 12 måneder. Mails, der ikke kunne sendes, slettes efter 8 dage. En afmelding gemmes, så længe den gælder, så du ikke får mails igen. Tekniske logs på vores server slettes automatisk og løbende.
• Sikkerhedskopier: Vi tager hver nat en krypteret sikkerhedskopi af databasen og filerne og gemmer de seneste 30. En slettet oplysning forsvinder helt, når den sidste sikkerhedskopi med den er slettet, normalt senest 30 dage efter sletningen.
• Fakturaer og regnskab: Opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, som bogføringsloven kræver.

Du kan kontakte den ansvarlige organisation eller NÆRVÆRK for at få oplyst, hvad en konkret sletning omfatter.

Du kan anmode om indsigt i dine oplysninger og om rettelse af urigtige oplysninger. Afhængigt af behandling og lovgrundlag kan du også have ret til sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Retten til sletning kan være begrænset af nødvendige lovkrav. Hvor en behandling bygger på samtykke, kan det trækkes tilbage for fremtidig behandling.

Vedrører henvendelsen et forløb, en journal eller andre oplysninger, som organisationen har ansvaret for, skal du kontakte organisationen eller dens databeskyttelsesrådgiver, hvis den har en. Vedrører den NÆRVÆRKs egne behandlinger, kan du skrive til rune@mitnærværk.dk. Er du i tvivl, hjælper vi med at finde rette modtager.

Du behøver ikke et betalt abonnement for at gøre dine rettigheder gældende. Send ikke CPR, journaler eller helbredsoplysninger i en almindelig e-mail til os. Ved behov for identitetskontrol aftaler vi en passende fremgangsmåde.

Du kan klage til Datatilsynet.

Tjenesten bruger nødvendige teknologier til blandt andet login og til at huske relevante valg. Læs mere på vores side om cookies. Skrifttyperne hentes fra NÆRVÆRKs egen server, og der bruges ikke eksternt login.

Vi opdaterer politikken, når funktioner eller behandling af personoplysninger ændrer sig. Den gældende versions dato fremgår øverst. Ved væsentlige ændringer skal berørte brugere og organisationer informeres på en passende måde.

Kontakt om privatliv: rune@mitnærværk.dk.